Từ 1.1.2017 những quy định mới về việc dùng máy tính tiền sẽ có hiệu lực. Kể từ ngày này chỉ những máy tính tiền điện tử mới được sử dụng
Máy cơ, máy cũ không được tiếp tục sử dụng. Những máy tính tiền phải đáp ứng được yêu cầu về: „Quy chế cơ bản cho việc kế toán, lưu giữ số sách, ghi chép, văn bản theo dạng điện tử và cận nhập thông tin (GoBD)“. Các máy tính tiền cần phải tạo ra văn bản điện tử cho việc kiểm kê tài chính. Đến hết năm 2016 tất cả những máy tính tiền cũ, không có ứng dụng trên phải được thay thế.

Liên quan đến ai và tại sao?
Việc này liên quan đến tất cả những hộ kinh doanh cần phải ghi chép sổ sách để làm kiểm toán. Máy tính tiền được sử dụng để ghi chép lại những giao dịch bằng tiền mặt. Những hóa đơn thanh toán được in ra từ máy tính tiền sẽ được tính là văn bản liên quan đến việc kiểm kê số sách. Vì thế những hóa đơn này cũng nằm trong quy định của việc ghi chép sổ sách chuẩn mực. Từ đó đã tạo ra những yêu cầu mới cho máy tính tiền và hóa đơn thanh toán.

Quy định này từ đâu mà có?
Trước tiên là từ quy định ghi chép sổ sách chuẩn mực dành cho doanh nghiệp và những hộ buôn bán nhỏ lẻ. Trong thời đại này thì việc áp dụng công nghệ điện tử là một điều tất yếu. Một khi công nghệ điện tử được áp dụng thì tầm ảnh hưởng của nó sẽ vượt quá quy định sẵn có. Sở tài chính liên bang (BMF) vì thế đã cho ra những quy định mới liên quan đến việc kiểm toán điện tử. Trong quy định mới này cũng có luôn những quy định liên quan đến máy tính tiền và hóa đơn thanh toán.

Tại sao nó lại có liên quan đến máy tính tiền?
Đối với máy tính tiền còn có những quy định đặc biệt khác. Sở tài chính toàn liên bang (BMF) đã ra thông báo vào tháng 10 năm 2010 về những thay đổi trong việc lưu trữ thông tin điện tử cho các hộ kinh doanh sử dụng tiền mặt. Trong đó có ghi rõ kể từ ngày 01.01.2017 tất cả những dữ liệu có liên quan đến việc kiểm toán và cả những hóa đơn được in từ máy tính tiền phải được lưu trữ đầy đủ và không được thay đổi. Việc gộp gọn thông tin hay lưu trữ giữ liệu dưới dạng giấy in là không đúng quy định. Chức năng máy tính tiền phải có: ghi được thông tin dưới dạng điện tử nhằm phục vụ việc kiểm toán. Nếu như máy tính tiền không có khả năng lưu trữ tất cả những dữ liệu (nhất là những thông tin liên quan đến thuế như: thông số giao dịch, dữ liệu phân tích, dữ liệu lập trình và dữ liệu gốc) dưới dạng điện tử thì các hộ kinh doanh phải lưu trữ các thông tin này một cách đầy đủ, không thay đổi ra bộ nhớ riêng. „Không thay đổi“ nghĩa là phần mềm được sử dụng phải là phần mềm đặc biệt. Ví dụ: bảng viết trong excel sẽ không được chấp nhận.

Nhìn về tương lai
Trong những ngành nghề có sử dụng nhiều đến tiền mặt, ví du như trong kinh doanh nhỏ lẻ, các liên bang đang muốn áp dụng quy trình INSIKA cho máy tính tiền. Đây là 1 quy trình để bảo vệ việc ghi chú thông tin điện tử trong giao dịch bằng tiền mặt. Tất cả những hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền, cần phải thay máy hoặc chỉnh sửa. Theo quy trình này không chỉ áp dụng cho những máy của các hộ kinh doanh nhỏ lẻ mà cả máy bán của hãng xe buýt, nhà ăn, cantin trong các xưởng sản xuất. Việc sử dụng smart card (thẻ thông minh) của các sở tài chính sẽ trở nên cần thiết. Nhờ nó qua mỗi giao dịch có thể biết ngay người phải nộp thuế.

Lời khuyên
Tất cả nhưng sổ sách kế toán, dù là ghi chú dưới dạng máy tính tiền hay theo cách điện tử khác đều nằm dưới quy định GoBD. Vậy nên lời khuyên được đưa ra: hãy tự kiểm tra xem cách thức ghi sổ sách kiểm toán của bạn đã đúng chuẩn chưa.
Cho dù dự án INSIKA có được tiếp tục hay luật mới có được ban hành hay không thì sở tài chính BMF vẫn không thay đổi quy định của họ về máy tính tiền. Quy định sử dụng máy tính tiền điện tử và phương thức lưu trữ thông tin điện tử từ ngày 01.01.2017 sẽ được áp dụng cho mọi hộ kinh doanh.

Cùng chung quan điểm với IHK Aachen Công ty TD CORP chúng tôi cũng khuyên quý vị, những hộ kinh doanh nhỏ lẻ, hãy sớm kiểm tra máy tính tiền của mình đã phù hợp với quy định mới của BMF chưa. Nếu chưa thì có thể sửa đổi máy cũ cho phù hợp với quy định hay không? Nếu không thể sửa đổi thì tốt nhất quý vị nên thay máy mới muộn nhất là vào ngày 01.01.2017.

Tóm tắt theo IHK Aachen
https://www.aachen.ihk.de/zielgruppen2/unternehmen/branchen/Handel/INSIKA---Manipulationssichere-Registrierkassen/2957570